Virksomheden skal have et ledelsessystem/sæt af kontrolprocedurer, der sikrer, at virksomhedens plan for forebyggelse af større uheld er kendt og følges af virksomheden, og at planen holdes ajour. Det er vigtigt at holde sig for øje, at et sæt kontrolprocedurer består af en række procedurer. I det følgende vejleder specielt pkt. B-F om, hvad disse procedurer skal omfatte. Det er således ikke de konkrete fysiske forhold på virksomheden, der skal beskrives under dette punkt.
Procedurerne skal forefindes skriftligt.
Ledelsessystemet skal stå i et rimeligt i forhold til faren for større uheld. Selve beskrivelsen af ledelsessystemet behøver ikke nødvendigvis at være specielt omfattende, men det skal være implementeret og fuldstændigt. Det nødvendige omfang fremkommer på baggrund af den konkrete virksomhed, og det skal være dækkende for de risici, der skal forebygges. Et forslag til ledelsessystem kan evt. justeres i dialog med risikomyndighederne.
Denne del af virksomhedens generelle ledelsessystem skal stå i forhold til risikoen for større uheld, virksomhedens aktiviteter og organisation og være baseret på en vurdering af risiciene. I beskrivelsen indgår organisationsstruktur, ansvar, praksis, procedurer, processer og ressourcer til fastlæggelse og gennemførelse planen for forebyggelse af større uheld (forebyggelsesplanen).
Følgende skal indgå:
A. Organisation og personale: Opgaver og ansvar hos de medarbejdere, der skal forebygge større uheld på alle niveauer i organisationen, samt foranstaltninger, der er truffet for at øge opmærksomheden omkring nødvendigheden af løbende forbedringer. Fastlæggelse af disse medarbejderes uddannelsesbehov og gennemførelse af den nødvendige uddannelse. Inddragelse af medarbejdere og af personale, der er stillet til rådighed af tredjemand, og som arbejder i virksomheden, og som har betydning i sikkerhedsmæssig sammenhæng.
Kontrolproceduren skal beskrive de nødvendige ressourcer og de direkte ansvarsområder for personale, der tager del i forebyggelsen af større uheld på alle niveauer i organisationen. Virksomheden skal opstille planer for de færdigheder og evner, som personalet skal være i besiddelse af for at sikre driften.
For alle medarbejdere, der forestår, udfører eller efterprøver arbejde, der påvirker sikkerheden, bør rolle, ansvar, hvem der skal rapporteres til, bemyndigelse og indbyrdes forhold beskrives.
Virksomheden skal sikre, at leverandører/entreprenører modtager de nødvendige informationer, så de er opmærksomme på de involverede farer og på at overholde virksomhedens sikkerhedsbestemmelser, eventuelt ved udlevering af skriftligt informationsmateriale.
Kontrolproceduren skal afspejle virksomhedens forpligtelser og sikkerhedskulturen.
B. Identifikation og vurdering af risiko for større uheld: Fastlæggelse og gennemførelse af procedurer til systematisk identifikation af risici for større uheld ved såvel normal som unormal drift, herunder aktiviteter, der er givet i underentreprise, hvor dette er relevant, og vurdering af sandsynligheden for og de mulige konsekvenser af sådanne uheld.
Virksomheden skal udarbejde procedurer til systematisk identifikation og vurdering af farer ved virksomhedens aktiviteter, f.eks. ved de stoffer og produkter, der håndteres eller fremstilles i virksomheden.
Procedurer for identifikation og vurdering af farer skal omfatte alle relevante stadier af et projekt, herunder:
- Mulige farer, der kan identificeres eller opstå ved projektering og indkøring af et anlæg
- Almindelige driftsforhold ved processer, farer ved rutinemæssige operationer og i ikke-rutinemæssige situationer, som fx start, vedligeholdelse og midlertidig standsning af driften (almindelig daglig drift).
- Mulige nødsituationer, fx komponentsvigt eller materialesvigt og menneskelige faktorer (unormal drift og uheld).
- Mulige farer i forbindelse med nedlukning, nedlægning og afhændelse.
- Eksterne naturlige farer, som fx unormale temperaturer, brand, oversvømmelse, kraftig storm, tidevand.
- Eksterne farer ved transport, fx lastning og losning og farer ved aktiviteter i tilgrænsende områder.
Der skal tages hensyn til erfaringer fra tidligere hændelser og uheld både i og uden for den pågældende organisation, fra driftserfaring med det pågældende anlæg eller lignende anlæg og fra tidligere sikkerhedstilsyn og kontroller for virksomhedens eller lignende anlæg. Det er muligt at søge om oplysninger om uheld i EU's database over uheld.
C. Driftskontrol: Fastlæggelse og gennemførelse af procedurer og instruktioner for sikker drift, herunder vedligehold af anlæg, processer og udstyr samt for alarmsituationer og situationer med midlertidige driftsstop med inddragelse af tilgængelige oplysninger om bedste praksis i forbindelse med overvågning og kontrol med henblik på at mindske risikoen for systemsvigt. Bedste praksis kan f.eks. være henvisninger til relevante ISO-standarder eller BREF-dokumenter. Risikostyring og - kontrol i forbindelse med udstyr af ældre dato, der indgår i virksomheden, samt korrosion. Et systematisk vedligeholdelsessystem, hvor der på basis af erfaringer tager hensyn til øget behov for vedligehold, når komponenter bliver ældre kan f.eks. dække dette behov. Oversigt over virksomhedens udstyr, strategi og metode for overvågning af og kontrol med udstyrets tilstand. Passende opfølgende aktioner og nødvendige modforholdsregler.
Procedurerne og instruktionerne skal, hvor det er relevant, omfatte:
- Indkøring
- Alle faser under normal drift, herunder afprøvning, vedligeholdelse og inspektion
- Opdagelse af og reaktion på afvigelser fra normale driftsforhold
- Midlertidig eller særlig drift
- Drift under vedligeholdelse
- Nøddrift
- Nedlukning
- Sikre arbejdsmetoder for alle aktiviteter, der er relevante for forebyggelse af større uheld
Procedurer skal være tilgængelige for alle medarbejdere, der direkte eller indirekte er ansvarlige for drift, og fx vedligeholdelsespersonale. Procedurerne bør regelmæssigt gennemgås for at sikre, at de er aktuelle, og at de følges.
D. Kontrol af ændringer: Fastlæggelse og gennemførelse af procedurer til planlægning af såvel ændringer i eksisterende anlæg, processer og lagre, som ved udformning af nye anlæg, processer og lagre.
Der skal udarbejdes og implementeres procedurer for planlægning og kontrol af alle ændringer, der kan påvirke faren for mennesker, miljø, anlæg, processer og procesvariabler, materialer, udstyr, procedurer, software, udformning eller ydre omstændigheder. Proceduren skal dække permanente, midlertidige og akut nødvendige ændringer.
Der skal også udarbejdes og anvendes procedurer for kontrol/styring af ændringer, når nye anlæg, processer og lagre udformes og konstrueres.
Se yderligere oplysninger om kontrol/styring af ændringer.
E. Håndtering af nødsituationer: Gennem systematiske analyser at fastlægge procedurer og forberede at kunne reagere korrekt i forudsete nødsituationer.
Der skal være klare procedurer for korrekt håndtering af nødsituationer (intern beredskabsplan).
Arbejdstilsynets bekendtgørelse om kontrol med arbejdsmiljøet ved risiko for større uheld med farlige stoffer stiller krav om, at arbejdsgiveren skal udarbejde en intern beredskabsplan
F. Løbende overvågning af opfyldelsen af de målsætninger, der er opstillet i virksomhedens forebyggelsesplan, ledelsessystem, jf. sikkerhedsdokumentet, samt krav om ændringer, hvor dette viser sig at være påkrævet, herunder dokumentation af ledelsens gennemgang og ajourføring af de nævnte dokumenter. Procedurerne skal omfatte systemet for driftslederens indberetning af større uheld eller nærved-uheld, navnlig hvor der er tale om et svigt i beskyttelsesforanstaltninger, samt undersøgelse og opfølgning på grundlag af erfaringer, der er opnået. De kan også omfatte resultatindikatorer såsom sikkerhedsindikatorer og/eller andre relevante indikatorer.
Virksomheden skal udarbejde procedurer for overvågning af sikkerhedsindsatsen i forhold til de fastlagte sikkerhedsmål:
- Om planer og målsætninger bliver opfyldt
- Om foranstaltninger til kontrol af risiko bliver gennemført før en hændelse eller et uheld indtræffer (aktiv overvågning)
- Rapportering og undersøgelser af svigt, som har resulteret i hændelser eller uheld (reaktiv overvågning).
Virksomheden fastsætter, hvem der har ansvaret for at iværksætte en undersøgelse og indføre afhjælpende foranstaltninger, hvis en del af kontrolproceduren ikke overholdes. Dette bør især omfatte revision af procedurer, der skal forebygge en gentagelse. Oplysningerne fra overvågningen af planen for forebyggelse af større uheld og ledelsens evaluering bør også udgøre et betydeligt bidrag til gennemgangen.
I ledelsessystemer svarer dette til audit.
G. Gennemgang og revision - Procedurer for periodisk gennemgang og vurdering af forebyggelsesplanen og ledelsessystemets effektivitet og hensigtsmæssighed, herunder dokumentation af ledelsens gennemgang og om nødvendigt ajourføring af forebyggelsesplanen og ledelsessystemet.
Gennemgang: Ud over den rutinemæssige overvågning af planen for forebyggelse af større uheld skal virksomheden regelmæssigt gennemgå kontrolproceduren.
Resultaterne af disse gennemgange bør anvendes til at afgøre, hvilke forbedringer der skal foretages af de enkelte elementer i kontrolproceduren samt deres gennemførelse.
Procedurerne bør regelmæssigt gennemgås for at sikre, at de er aktuelle, og at de følges. Det skal fremgå af den enkelte procedure, hvor tit den skal gennemgås, og hvornår den sidst er gennemgået (versionsstyring).
Ledelsens evaluering: Virksomhedens øverste ledelse skal med passende mellemrum, normalt en gang årligt, gennemgå virksomhedens samlede sikkerhedsplan og strategi for kontrol af faren for større uheld og de tilhørende aspekter af kontrolproceduren. I denne gennemgang tages højde for tildelingen af ressourcer til gennemførelse af kontrolproceduren og for ændringer i organisationen i betragtning. Ligeledes tages højde for ændringer i teknologi, standarder og lovgivning.
Tilsyn, der foretages af eller på vegne af de kompetente myndigheder, erstatter ikke virksomhedens ansvar for at sikre, at den nødvendige overvågning, gennemgang og evaluering af kontrolproceduren udføres. Resultatet af virksomhedens egen gennemgang skal være tilgængelig for myndighederne.
I ledelsessystemer svarer dette til ledelsens gennemgang. Der skal være dokumentation for ledelsens gennemgang.